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Mentions légales & documents

Société Générale Equipment Finance Benelux B.V.

Valable à partir du 1er février 2019

1. Introduction

Société Générale Equipment Finance Benelux B.V. siège social Astronaut 22K, 3824 MJ Amersfoort (Pays-Bas) et sa succursale belge siège social Coremansstraat 34, 2600 Berchem et ses entreprises liées (ci-après SGEF) respectent votre vie privée et déclarent qu’elles traiteront vos données à caractère personnel de manière confidentielle. Vos données à caractère personnel seront traitées par SGEF en conformité avec le présent Règlement sur la vie privée et dans le respect des lois en vigueur en la matière. Ce Règlement sur la vie privée décrit le traitement des données par SGEF ainsi que vos droits dans ce contexte.

La présente politique de confidentialité s’applique aux clients, représentants légaux ou employés de clients, bénéficiaires finaux de clients et relations commerciales potentielles de SGEF (ci-après dénommés le « client »).

Le client s’engage à informer ses représentants et employés au sujet de la présente politique de confidentialité.

2. Objet et étendue du traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel que vous nous communiquez seront utilisées par SGEF pour une ou plusieurs des finalités suivantes :

- l’évaluation de vos demandes de leasing et de votre solvabilité ;

- l’exécution correcte des contrats de leasing/de financement avec le Client concerné ;

- l’offre et l’amélioration de nos produits et services financiers ;

- l’intégration dans nos systèmes de gestion des contrats et des relations ;

- le respect de la réglementation (telle que la lutte contre la fraude et le blanchiment d’argent) ;

- l’entretien et le développement de la relation commerciale avec le Client (par exemple, par le biais d’offres d’autres services) ;

- la réalisation d’études de marché.

- L’exécution correcte des contrats (d’achat) pour l’acquisition d’objets de location ;

- Le partage avec les fabricants et distributeurs d’objets de location et d’intermédiaires participant à la réalisation de contrats de location/financement ;

- La production de statistiques

Vos données à caractère personnel pourront être utilisées par SGEF dans le cadre d’un refinancement (tel que convenu avec vous) de produits financiers avec d’autres parties.

3. Bases légales pour le traitement de données à caractère personnel

Les données personnelles que vous fournissez seront utilisées par SGEF au regard des bases légales suivantes :

- Évaluer si un contrat peut être conclu ;

- Exécution correcte du contrat ;

- Base légale ;

- Intérêt légitime ;

- Consentement (pour les traitements tels que précisés dans les contrats correspondants)

4. Les données à caractère personnel traitées par SGEF

Dans le cadre des transactions susmentionnées, SGEF utilisera et/ou communiquera à des tiers les données à caractère personnel suivantes :

- Informations personnelles : noms, prénoms, sexe, dates de naissance et autres éléments de l’état matrimonial

- Pièces d’identité : copie du passeport, copie de la carte d’identité, copie du permis de conduire

- Données relatives au contrat de leasing/de financement telles que la durée, les montants dus et (éventuellement) impayés, l’objet de la location et les montants d’investissement;

- Coordonnées : adresse professionnelle (postale), adresses électroniques professionnelles et privées, fonction ou fonction, numéros de téléphone, etc.

- Données concernant. Identification électronique et données relatives à l’utilisation informatique

5. Collecte de données à caractère personnel

Les services de SGEF consistent principalement à proposer des solutions de financement sous forme de location-financement aux personnes (physiques ou morales) qui souhaitent utiliser/acquérir des biens d’équipement. Dans ce but, SGEF travaille en étroite collaboration avec les fabricants et distributeurs de ces biens. En tant que SGEF, nous collectons vos données à caractère personnel quand vous faites appel à nos services ou quand vous en faites la demande, directement ou indirectement. Il se peut dès lors que SGEF obtienne des données à caractère personnel via d’autres sources, telles le Groupe Société Générale ou des agences de notation. Dans ce cas, SGEF vérifiera, dans la mesure du possible, le traitement licite de ces autres sources.

6. Communication de données à caractère personnel à des tiers

SGEF peut être amenée à communiquer vos données personnelles au sein du Groupe Société Générale et à des tiers, tels que les fabricants et les distributeurs précités ainsi qu’à des tiers intervenant dans le cadre de la prestation des services fournis par SGEF aux fins précitées. Sans votre consentement explicite, SGEF ne communiquera pas vos données personnelles à des tiers si cela est incompatible avec les objectifs susmentionnés.

Sur la base (notamment) du fondement de l’intérêt légitime, les données relatives aux paiements (arriérés) se rapportant au contrat de location-financement peuvent être partagées avec le fabricant ou le fournisseur de l’objet de location ou avec le médiateur ayant participé à la réalisation du contrat de location financement en vue d’encaisser les paiements (arriérés)

7. Période de protection et de conservation

SGEF assurera une protection et une sécurité (technique et organisationnelle) adéquates du traitement de vos données personnelles (sauvegardées). SGEF mettra tout en œuvre pour assurer — dans le cas où des données personnelles seraient communiquées à des tiers, comme mentionné ci-dessus — que ces tiers respectent les principes du présent Règlement sur la vie privée. Si, et dans la mesure où vos données à caractère personnel seront traitées par des tiers, SGEF exigera des mesures adéquates pour la protection et l’intégrité de vos données. SGEF ne conservera les données à caractère personnel pas plus longtemps qu’il n’est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Si, pour des raisons techniques, la suppression ou l’anonymisation n’est pas possible, SGEF conservera les données à caractère personnel dans un endroit sûr et empêchera tout traitement ultérieur de celles-ci jusqu’à ce que la suppression soit possible.

8. Communication de données en dehors de l’Espace économique européen

Si vos données sont communiquées vers un pays en dehors de l’Espace économique européen, la SGEF assurera une protection adéquate. Cela implique, entre autres, que des mesures et des contrôles sont appliqués pour assurer un niveau adéquat de protection de la confidentialité et de la sécurité de vos données à caractère personnel et que leur transmission remplit les conditions de communication, comme l’utilisation de contrats types, des binding corporate rules ou d’autres exigences réglementaires en matière de communication de données.

9. Vos droits en tant que personne concernée

Vous avez le droit de demander à SGEF :

- de recevoir un relevé et des informations au sujet de l’origine des données à caractère personnel

- de mettre à jour ou corriger les données personnelles

- de supprimer les données à caractère personnel si celles-ci sont incorrectes, incomplètes ou non pertinentes, ou si elles sont contraires à la législation et la réglementation en vigueur.

- de recevoir vos données personnelles relatives à un contrat conclu avec ou sur la base d’une autorisation à SGEF sous un format lisible par machine. Le transfert direct de vos données à caractère personnel ne peut se faire que lorsque cela est techniquement possible.

Vous avez également le droit de vous opposer si vous ne souhaitez pas recevoir d’informations sur nos produits et services financiers, que nous pourrions être amenés vous envoyer de temps à autre.

10. Contactez-nous

Si vous avez d’autres questions concernant la confidentialité de vos données personnelles ou l’exécution de vos droits, veuillez contacter le responsable du traitement :

Belgique/Luxembourg : privacy@sgef.be

11. Modifications du présent Règlement sur la vie privée

SGEF peut modifier le présent Règlement sur la vie privée Il est dès lors conseillé de consulter régulièrement ces règlements afin de se tenir au courant de ces modifications.

1. Introduction

The SG group has a zero-tolerance approach to all forms of bribery. All SG employees and third parties that act on SG’s behalf are strictly prohibited from having any involvement whatsoever in acts of bribery and corruption. The purpose of this Policy is to ensure that SGEF Benelux conducts its business with integrity, does not become involved in any form of bribery and corruption and complies with the anti-bribery and corruption laws in all the jurisdictions in which it operates. All Employees and third parties that act on SG’s behalf must practice high standards of integrity and stringently comply with this Policy. Gifts, Business Entertainment and Events should be legitimate, modest, reasonable, appropriate, transparent, proportionate and acceptable in context of the occasion and comply with this Policy. This Policy is applicable not only to SGEF Benelux when it acts on its own behalf, but also where SGEF Benelux retains Third Parties to perform services for it.
 
1.1 Definition of Terms Used within this Anti Bribery and Corruption Policy
Active bribery can be defined as any action involving the giving, promising to give or offering of an advantage (which is Anything of Value), to any person, which is designed to influence them to improperly perform the exercise of a function (public or private) or to induce or reward them to act contrary to the known rules of honesty and integrity.
Passive bribery can be defined as the soliciting, accepting or receiving of an advantage (which is Anything of Value), from any person, which is designed to influence them to improperly perform the exercise of a function (public or private) or to induce or reward them to act contrary to the known rules of honesty and integrity.
Anything of Value means any advantage, and includes, but is not limited to: money, loans, fees, stock, contractual right or interest, real estate, personal property, or other interests arising from business relationships, Gifts, Business Entertainment, Events contributions, donations or sponsorships made at the suggestion or direction of a Public Official, travel and travel related expenses, below-market discounts, refunds, rebates, preferential treatment in the provision of, or preferential access to, business opportunities, goods or services that do not have a commercially reasonable justification, or other improper inducements. Anything of Value can also mean an offer of employment to or at the suggestion or direction of a Public Official.
Gifts mean any form of gift, product, gratuity or benefit (including anything of nominal value) that is given or received. It does not include financial benefits, Business Entertainment or Events.
Events include three categories: (1) Business Events are devoted to networking, professional and business matters and involve business content such as road shows, conferences, presentations, seminars, pitches, speeches, professional fairs and/or the marketing of products and services, including public relations and press events; (2) Social Events are devoted to relationship building and contain social content such as corporate hospitality - closing or completion dinners, sporting, cultural, recreational, tickets or otherwise It cannot exceed 24 hours; and (3) Mixed Events are devoted to both networking, professional and business matters and relationship building. The programme involves both business and social content. The business content must account for 50% of the total programme time.
Business Entertainment includes general business courtesies, basic meals and drinks that are not considered to be an Event and are processed through the internal expenses process.
Public Official refers to any level of elected or appointed official, officer or employee, or other person acting in an official capacity for any:

>  government agency, department or instrument;

>  entity owned or controlled by any of the above, this includes central banks, sovereign wealth funds, and any business venture that is owned or controlled by a government entity;

>  judicial official; local, regional, or national government;

>  political party;

>  public international organization (e.g., the United Nations or World Bank);

Third Party/Third Parties: means any third party that performs services on SGEF Benelux’s behalf or in connection with its business and/or provides services during the course of any SG Group business. When considering whether a person or entity is a Third Party for the purposes of this Policy, it is the function they perform that needs to be considered.
 
2. Prohibition of Bribery and Corruption In Any Form
All acts of bribery or corruption are prohibited. No Employee shall:

>  directly or indirectly offer Anything of Value to clients, customers, suppliers, Public Officials or any Third Party in order to obtain an advantage of any kind, which includes obtaining or retaining business for or on behalf of SGEF Benelux;   

    and

>  directly or indirectly solicit or accept Anything of Value from clients, customers, suppliers, Public Officials or and Third Party or seek an advantage of any kind in return.

If Employees are faced with a choice between becoming involved in bribery and corruption and losing business, he or she must choose to forgo the business. Acts of bribery and corruption can lead to personal criminal liability and to liability for SGEF Benelux whether an employee is offering or accepting a bribe.
 
3. Gifts, Business Entertainment and Events
3.1 General Principles
Employees (or someone on their behalf) must not:

>  give, promise to give or offer Gifts, Business Entertainment or Events (active bribery); or

>  solicit, accept or receive Gifts, Business Entertainment or Events (passive bribery)

which could:

>  create a conflict of interest between the interests of an Employee, those of the recipient or SGEF Benelux;

>  constitute an improper inducement or influence, including, but not limited to, any expectation or hope that a business >  advantage will be received, or to reward a business advantage already given;

>  result in family members or friends of Employees receiving Gifts, Business Entertainment or Events; and

>  breach relevant laws and regulations;

The following principles must also be considered when deciding upon the acceptability of giving and receiving Gifts or providing and accepting Business Entertainment and Events:

>  the intention behind the Gift, Business Entertainment and Event and if there is a legitimate business purpose (eg: the development of business relationships or the promotion of SGEF Benelux products or services);

>  if they are modest and reasonable in value, appropriate in all the circumstances (type, good taste, status of the recipient and timing) and do not compromise the integrity and reputation of SGEF Benelux;

>  they are proportionate and acceptable in the context of the business occasion and they are in accordance with usual business practice. In other words, it must not be so lavish as to create the appearance that SGEF Benelux are intending to cause anyone to make a decision in return for receiving them;

>  they are transparent and can be discussed openly. In other words, if it were reported to the media it would neither cause embarrassment to the recipient or SGEF Benelux

>  they are not given too frequently in respect of the same recipient;

>  they are timed appropriately. In other words, they do not coincide with the engagement in a bid process or pitch for prospective work, or any decision in relation to new business/transactions, or the removal of any other business arrangement; and

>  For the avoidance of doubt, if the giving or receiving of a Gift, Business Entertainment and Event is prohibited if made directly, it is also prohibited if made indirectly (eg: via a third party).
 
3.2 Public Officials
Particular care must be taken when dealing with Public Officials, particularly when the Public Official is in the process of making a discretionary decision involving SGEF Benelux.
Gifts, Business Entertainment, Events, accommodation, travel, transport costs and Anything of Value should not be offered to, or accepted from, Public Officials without prior approval.
 
4. Use of Third Parties
Employees must exercise care when selecting and dealing with Third Parties and ensure the appropriate approval processes are strictly adhered to.
 
4.1 Risks Associated With Third Parties
A Third Party could potentially:

>  pay or receive a bribe on SGEF Benelux’s behalf or whilst conducting SGEF Benelux’s business; or

>  use their influence within their organization or with other parties to ensure that business is obtained or retained for SGEF Benelux or the Third Party

 
4.2 Relevant Considerations When Engaging Third Parties
It is very important that the appropriate approval and review processes are followed for third parties.
No Employee may give, promise to give, offer, solicit, accept or receive Anything of Value in any form either directly or indirectly in connection with any procurement, commercial transaction or relationship where SGEF Benelux is a party.
Where SGEF Benelux invites bids for tenders (both competitive and non-competitive) from external suppliers for goods and or services, suppliers may not engage in bribery, collusive practices or any other form of corruption to obtain or retain business. Suppliers of products or services should not be taken into consideration by SGEF Benelux if they seek to extort Anything of Value either directly or indirectly from SGEF Benelux.
It is important to appreciate that an act of bribery or corruption by Employees, suppliers or Third Parties may lead to SGEF Benelux being excluded from tendering for all future procurement contracts involving public or utilities contracts.
 
5. Facilitation Payments
Facilitation payments are small sums of money which, in certain countries, are requested in order to ensure the successful completion of certain routine Government or administrative procedures. The SG group does not permit facilitation payments in any country in which they do business.
 
6. Charitable Donations, Sponsorships and Political Donations
Contributions to charitable works, associations and other not-for-profit organizations and sponsorships are permitted by SGEF Benelux on the basis that they are legal and ethical and not made with any underlying intent to induce improper conduct.